개인정보는 모으는 것보다 제때 지우는 것이 어렵습니다. 보유기간이 끝났는데 남아 있는 데이터는 그 자체로 위반이고, 유출 사고가 나면 피해 범위를 키웁니다. 처리방침에 '지체 없이 파기한다' 고 적어 두고 실제로는 아무것도 돌아가지 않는 경우가 많아, 담당자가 실제로 돌릴 수 있는 절차로 정리했습니다.
1. 대상을 찾는다 — 규칙을 쿼리로
'탈퇴 후 즉시', '목적 달성 후 즉시', '1년 미이용 시' 같은 규칙을 실제 테이블 기준의 조건으로 옮깁니다. 예를 들어 탈퇴일로부터 N일 지난 회원, 상담 종료 후 보유기간이 지난 문의, 채용 종료 후 지원서 등. 이 조건을 스크립트로 만들어 월 1회 자동으로 돌리고 건수를 알림으로 받으면 '잊어서 못 지움' 이 사라집니다.
2. 법정 보존 항목은 분리 보관으로
전자상거래 거래 기록처럼 법령이 일정 기간 보존을 요구하는 항목은 지우지 않고, 접근이 통제된 별도 테이블·저장소로 옮겨 기간이 끝났을 때 지웁니다. 어떤 항목을 왜 얼마나 보존하는지 목록이 있어야 '보존' 이 '방치' 가 되지 않습니다.
3. 지운다 — DB 만이 아니다
회원 테이블을 지워도 주문·상담·배송·로그 테이블에 이름과 전화번호가 남아 있는 경우가 흔합니다. 개인정보가 들어가는 테이블·컬럼 목록(개인정보 흐름표)을 기준으로 함께 처리합니다. 첨부파일·프로필 사진은 오브젝트 스토리지에서 따로 지웁니다. 로그에 전화번호가 그대로 찍히고 있다면 로그 보존 기간을 짧게 하고 마스킹을 넣는 것이 먼저입니다.
4. 백업과 사본
백업에서 특정 건만 지우는 것은 현실적으로 어렵습니다. 대신 백업 보존 기간을 정하고 그 기간이 지나면 백업째 사라지게 하는 것이 일반적인 방법이고, 그 기간을 처리방침·내부 규정에 적습니다. 분석용 사본·테스트 DB 에 운영 데이터를 복사해 쓰고 있다면 그것부터 가명 처리하거나 지웁니다.
5. 확인하고 기록한다
삭제 뒤 같은 조건으로 다시 조회해 0건인지 확인합니다. 그리고 파기 대장에 일시·대상·건수·방법·담당자를 남깁니다. 종이 문서는 파쇄·소각, 전자 파일은 복구할 수 없는 방법(덮어쓰기·암호화 키 폐기)으로 지웠다고 적습니다. 심사와 점검에서 보는 것은 이 기록입니다.
6. 수탁자에게도
위탁 업체(고객센터·발송·클라우드)에 넘어간 데이터도 같은 기간에 파기돼야 합니다. 계약에 파기 의무와 확인서 제출을 넣고, 분기마다 확인서를 받아 둡니다.
파기는 '언젠가 한 번' 이 아니라 돌아가는 배치와 남는 기록입니다. 자동 추출 스크립트 하나와 파기 대장 한 장이면 시작할 수 있습니다.
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